par C Pratique Ajustement des charges locatives : une étape cruciale
La plupart du temps, les charges locatives, qui s’ajoutent au loyer de base, sont versées sous forme d’avance. Il est cependant essentiel que le propriétaire les réajuste chaque année, en fonction de leur coût réel.
En effet, lorsqu’un locataire règle son loyer mensuellement, il paie également des frais annexes au propriétaire. Ces frais, nommés charges locatives, se rapportent directement à l’usage du bien loué. On y retrouve notamment les coûts liés à l’entretien des zones communes et des zones extérieures, ou encore le chauffage lorsque ce dernier est mutualisé. Lorsque ces frais sont basés sur les dépenses réelles, une régularisation est nécessaire pour les ajuster à ces coûts effectifs. À cette fin, le locataire est en droit de demander à consulter tout justificatif y afférent. Le propriétaire est tenu de les mettre à la disposition du locataire pour une période minimale de six mois suivant l’envoi du récapitulatif des charges.
La régularisation des charges : Comment ça marche ?
Le processus de régularisation des charges payées par le locataire varie en fonction du type de location et de l’accord établi lors de la signature du bail. Voici une explication détaillée pour chaque scénario.
Location non meublée
Dans le cas d’une location vide, les charges sont généralement basées sur des coûts réels. Toutefois, il y a une nuance à prendre en compte pour les colocataires : le propriétaire peut convenir de charges forfaitaires à la signature du bail.
Pour définir le montant provisoire des charges, le propriétaire utilise les données de l’année précédente et, si le bien est en copropriété, le budget prévisionnel. Une régularisation annuelle est ensuite nécessaire pour ajuster cette provision aux dépenses effectivement engagées. Bien que le propriétaire ne soit pas obligé de réaliser cette régularisation à la date anniversaire du bail, elle est couramment effectuée lors de la réception du décompte annuel des charges de copropriété.
Location meublée d’une maison ou d’un appartement
Ici, le propriétaire a deux options. Il peut :
- Demander une provision de charges et s’engager à les régulariser annuellement, tout comme pour une location non meublée.
- Opter pour des charges forfaitaires, qui ne nécessitent aucune régularisation.
Si des charges forfaitaires sont définies, elles sont généralement indexées annuellement, simultanément et selon les mêmes critères que le loyer, grâce à l’indice de référence des loyers.
La clarification dans le bail
Il est crucial de spécifier clairement dans le bail la nature des charges : réelles ou forfaitaires.
Si le bail stipule un forfait de charges, il n’y a pas lieu d’ajustement, peu importe la différence entre le montant payé et les dépenses réelles. Le propriétaire ne doit ni demander de supplément en cas de dépenses supérieures, ni rembourser un trop-perçu. Dans cette configuration, le locataire ne peut pas solliciter de justifications ni demander une régularisation.
Note pour les colocations : Même dans le cas d’une location non meublée, un propriétaire peut choisir un forfait de charges pour les colocataires.
Guide du calcul de régularisation des charges : Mode d’emploi
Pour régulariser les provisions de charges vis-à-vis de votre locataire, un calcul simple est nécessaire. La somme à ajuster équivaut à la différence entre les charges effectives et les provisions versées durant la période concernée.
Si cette différence est positive, le locataire vous doit le montant calculé. En revanche, s’il est négatif, c’est à vous de rembourser la différence au locataire.
Idéalement, réalisez cette régularisation sur une année civile pour simplifier le processus. Bien que cette temporalité ne soit pas obligatoire, elle est pratique, car certaines taxes, comme celle des ordures ménagères, se basent sur l’année civile. Si votre locataire emménage en cours d’année, ajustez les charges au prorata de son temps d’occupation. Seules les charges de copropriété, qui ne suivent pas toujours le calendrier civil, peuvent nécessiter une attention particulière, mais l’approche au prorata est également valide.
Que faire si la régularisation est oubliée sur plusieurs années ?
Normalement, cette régularisation devrait être annuelle. Mais si pour une raison ou une autre, vous dépassez cette cadence, voici comment agir :
Si vous tardez à effectuer la régularisation et que vous devez demander des paiements rétroactifs à votre locataire, celui-ci peut demander à étaler le paiement sur douze mois si l’ajustement n’a pas été fait avant la fin de l’année civile suivant celle des charges dues.
Attention toutefois à la limite légale : après trois ans, vous ne pouvez plus réclamer de charges arriérées. Bien que ce délai existe, la loi exige une régularisation annuelle. Il est donc préférable de rester à jour pour éviter les complications et la difficulté de retrouver des justificatifs des années précédentes.
Guide de la régularisation des charges locatives : Étapes et recommandations
Chaque année, le propriétaire doit ajuster les charges locatives. Comment cela fonctionne-t-il ? Il envoie un détail des charges par catégorie à ses locataires. Si le locataire en a exprimé le souhait, depuis septembre 2015, ce bilan peut être fourni électroniquement. Dans les résidences multiples, le propriétaire doit également fournir les critères de répartition des charges parmi les locataires. Cela inclut souvent des informations sur le calcul des charges relatives au chauffage et à l’eau chaude si ceux-ci sont mutualisés. Si la résidence est une copropriété, la répartition des charges est définie par le règlement de celle-ci. Si un propriétaire unique possède la totalité de l’immeuble, il doit informer ses locataires de la méthode de répartition des charges, qui se doit d’être juste.
Après l’envoi de ce bilan, les justificatifs des charges doivent rester accessibles aux locataires pendant six mois. Si le montant payé en provisions excède les charges réelles, le trop-payé est remboursé au locataire. Si les provisions sont insuffisantes, le propriétaire demande le solde au locataire et ajuste la provision pour l’année suivante en se basant aussi sur les prévisions budgétaires.
Qui gère cet ajustement des charges ?
Le propriétaire peut parfaitement gérer lui-même cet ajustement, à condition de le faire correctement et de fournir tous les justificatifs nécessaires en cas de demande du locataire.
Pour ceux qui trouvent cette tâche complexe, sachez qu’il est possible de consulter un comptable. C’est d’autant plus pertinent si vous avez choisi le régime réel pour votre fiscalité. De plus, si votre bien est en copropriété, le syndic peut également vous aider dans cette démarche. Ainsi, vous n’êtes pas seul face à cette responsabilité.
Révision des charges locatives : vos droits et obligations
Selon l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, bien que les bailleurs doivent justifier les charges récupérables, la loi n’indique pas explicitement comment les pièces justificatives doivent être mises à disposition. Elle stipule uniquement que les locataires doivent avoir accès à ces pièces dans des conditions normales pour une durée de six mois après réception du détail des charges. Il est à noter que le bailleur n’est pas tenu de fournir des copies ou d’envoyer ces factures, comme clarifié par la jurisprudence et rappelé dans une réponse ministérielle du 27 avril 2010.
Ainsi, c’est au locataire de prendre l’initiative de consulter ces pièces auprès du bailleur.
Si le bailleur possède entièrement l’immeuble, il détient les documents que le locataire peut souhaiter examiner. Si le bien est en copropriété, le bailleur se base sur le résumé des charges fourni par le syndic. Toutefois, le syndic n’est pas contraint de rendre ces documents disponibles aux locataires. C’est donc la responsabilité du propriétaire de répondre aux demandes de consultation des locataires et de coordonner la communication des documents.
Par ailleurs, les copropriétaires peuvent se référer à la convocation de la dernière assemblée générale pour déterminer comment accéder aux justificatifs de charges, conformément à l’article 9 du décret du 17 mars 1967.
Ajustement des charges à la sortie du locataire
Il est courant qu’un locataire parte avant que le bailleur ne puisse ajuster les charges de l’année en question, surtout dans le cadre des copropriétés. Dans ce scénario, le bailleur a le droit de retenir une partie du dépôt de garantie. Normalement, ce dépôt doit être remboursé sous un mois si l’état des lieux de sortie correspond à celui d’entrée, ou sous deux mois si ce n’est pas le cas. Toutefois, le bailleur peut garder jusqu’à 20% du dépôt après cette période, en attendant de finaliser l’ajustement annuel des charges. Il doit alors envoyer le détail des charges au locataire, accompagné du reste du dépôt de garantie.